Что должно быть в смете ивентарассказываем на примере КРЕАЧЕЛЛЫМожно заказать выступление Beyoncé, но оставить гостей без кейтеринга, мерча и классных спикеров. А можно грамотно рассчитать смету до начала ивента, заложить процент на экстренные расходы, учесть все траты и провести такое мероприятие, которое будут вспоминать еще год. Бренд-продюсер SETTERS Юля Барабанова рассказала о том, как считали смету КРЕАЧЕЛЛЫ и как проходила подготовка к марафесту в 2021.
Самый важный шаг в организации ивента — это составление сметы. Мы приступаем к ней сразу же, как только прояснились концепция и формат мероприятия. Почему от них все зависит? Если вы проводите онлайн-конференцию, то основные блоки, помимо продаж, команды и продвижения, — это продакшн, организация трансляции, проработка сценария и работа со спикерами. А если у вас офлайн-ивент, то основными расходами станут площадка и ее полное оснащение для участников, сетап и лайнап. Бюджет на соблюдение антиковидных мер — наши новые реалии, поэтому нужно заложить расходы на него и фельдшера — врач всегда должен быть на массовых мероприятиях.
Отдельно прикидываем доходы: в прошлом году мы продали 850 билетов. В этом году к нам хотели присоединиться те агентства, которые не смогли в 2020. Значит, билетов будет не меньше. Мы собрали агентства, посчитали среднюю вместимость каждого офиса и, исходя из этих данных, определили три ценовые категории билетов: от раннего дропа до последнего шанса. Количество агентств и билетов часто менялось в самом начале, поэтому
при подготовке к КРЕАЧЕЛЛЕ мы пересматривали смету каждую неделю.Формат КРЕАЧЕЛЛЫ 2021 глобально не изменился с прошлого года, поэтому у нас уже была основа для сметы, но мы добавили вечеринку. В Бойлерной, где мы ее проводили, не было ничего, кроме электричества, так что мы заложили в смету расходы на освещение для вечеринки, экраны, звук, сцену, брендинг, бар и мебель. Площадку нужно было застраивать с нуля.
Важно все: как гости будут себя чувствовать, куда пойдут, что будут делать, что пить и есть, где отдыхать. Не забывайте оставлять бюджет на охрану, клининг и вывоз мусора после мероприятия.
На чем совершенно точно не экономим мы:- На музыке. Нельзя включить плейлист в спотифае вместо того, чтобы пригласить диджея. Музыка задает тон мероприятию и определяет настроение аудитории. Диджей чувствует атмосферу и следит за людьми на танцполе.
- На брендинге площадки, ведь это гарантия UGC-контента. Можно сделать это бюджетно, но при этом участникам ивента захочется делать фото и шерить их в соцсетях. Здесь суть даже не в потраченных деньгах, а в отношении: над площадкой нужно заморочиться. Например, в 2020 году мы расписали все стены специальной краской — пластидипом. Мы не вкладывали в это много денег, но участники мероприятия фотографировались на фоне стен, отмечали друзей на фото. Получилось стильно.
Сейчас, когда мероприятий становится больше, начинается борьба за участников. Все хотят создать вау-эффект.
А где можно ужаться:- Кейтеринг по бартеру. Попробуйте найти компанию, которая предложит вам еду или напитки за отметки в сторис и рассказ о том, что именно они кормили гостей вашего вечера. Это работает и с барами. Можно найти партнера и поделить с ним расходы, а можно договориться о спонсорстве: вам застроят бар, а вы повысите спонсору охваты.
- СМИ. Очень важно, чтобы о вашем мероприятии узнали люди, но для этого необязательно платить разным площадкам за публикацию. Напрягитесь над классным кейсом и выкатите его в соцсети. Если вы сделали то, что отзовется у аудитории, вашу работу расшарят и без дополнительных финансовых вложений. Например,
КРЕАЧЕЛЛА — проект, который объединил индустрию, показал мир креатива изнутри, помог начинающим специалистам определиться с профессией и найти работу, а опытным — новые знакомства и обмен знаниями.
А вообще сэкономить можно на всем. Вопрос только в том, какой результат вы хотите получить.
