В эфире рубрика #Упрощай_оптимизируй_кайфуй от нашего New Business Manager Дениса Золотарёва 🙌
Упрощение и автоматизация задач. Носить воду ведром или построить водопровод?
Друзья, задайте себе 3 вопроса:
1️⃣ Какая часть вашей работы отнимает у вас бОльшую часть времени?
2️⃣ Эти действия помогают вам достичь ваших целей?
если ваш ответ «НЕТ» — откажитесь от этой работы или делегируйте (сведите такую активность до минимума),
если ваш ответ «ДА» — задайте себе следующий вопрос:
3️⃣ Эти действия повторяющиеся или каждый раз они отличаются? Можно ли выделить что-то постоянно повторяющееся в вашей работе?
если ответ «НЕТ» — пишите в комментариях, чем вы занимаетесь — будет интересно. Я уверен, что если такие случаи и будут, то очень мало.
☝️Напомню, что я пишу исходя из своего опыта, и эти рекомендации адресованы менеджерам, а не управленцам или программистам 😊
если ответ «ДА» — подумайте, как оптимизировать, автоматизировать этот рутинный процесс.
Уверен, вы слышали про Закон Парето (20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата). Так вот, идея заключается в том, чтобы разгрузить себя от рутины и сфокусироваться на том, что приносит бОльшую часть итогового результата.
Вы удивитесь, сколько времени большинство людей тратит на всякую хрень, которая ни капли не приближает вас к вашим целям.
😎 Дальше я расскажу, как я автоматизировал задачу, которая занимает 30% моего времени. И поделюсь результатами.
Я специалист, который оценивает насколько Netpeak может быть полезен бизнесу клиента, подбираю инструменты интернет-маркетинга, согласовываю первичную стратегию сотрудничества и в итоге готовлю потенциальному клиенту предложение о сотрудничестве компаний.
Шаблонных КП я не готовлю, подхожу к каждому проекту и бизнес-задаче индивидуально. Мое распределение времени примерно такое:
🔹60% — встречи с клиентами, общение со специалистами, обсуждения стратегии и т.д;
🔹30% — работа с почтой (формирование предложения, написание follow up после встречи, ответы на вопросы клиентов, деловая переписка, отправка дополнительных материалов и т.д.);
🔹10% — остальные должностные обязанности, рабочая текучка, задачи поступившие «сверху» и т.д.
📧 Я заметил, что работа с почтой занимает внушительную долю моего рабочего времени. Я автоматизировал и упростил этот момент. Это позволило мне снизить примерно на 20% время, которое я тратил на работу с почтой, а это мне позволило больше времени уделять важными и интересным задачам. Далее я расскажу, как я это сделал.
Я писал, что я не делаю шаблонных предложений (как это бывает: вот вам 3 варианта работы с нами — выбирайте, и отправляется общий прайс по услугам). Но мне удалось выделить часть задач, типов писем, сценариев, когда я пишу одинаковые письма, предоставляю одну и туже информацию (например информация о компании одна и та же для разных клиентов, система отчетности, преимущества и т.д.).
‼️ Важно: здесь не будет идти речь о триггерных рассылках или цепочке автоматических писем. Я расскажу о более простых, но не менее полезных вещах.
Итак, я сформировал докс, в который внес все повторяющиеся письма, при каких сценариях присутствует шаблонность в моей работе и т.д. С помощью волшебного расширения для Google Chrome Gorgias (
https://goo.gl/1NJAE2), я «зашаблонил» тексты и прописал понятные для себя триггеры, по которым расширение подтягивает нужный и уже отформатированный (как это нужно мне) текст. Это значительно удобнее и быстрее, чем копировать заготовленные шаблоны из доксов или из стандартного расширения «шаблоны» почты Gmail.
Также, благодаря тому, что я разделил на блоки инфу, шаблоны очень гибкие в применении. Правда, придется платить за огромную экономию вашего времени аж 5$/мес, потому, что Free — версия не очень стабильна и функционал ее ограничен.
Эта «автоматизация» позволила мне сократить время формирования предложения с 3-х часов до 30 минут. Теперь я больше времени уделяю решению задач клиента, а не на «игру с почтой, форматированием и шрифтами».
