У меня были прецеденты. Зависит от культуры в компании.
просто внедрить какой то процесс и заставить всех по нему работать сложнее чем собрать требования
имхо в вашем случае как я уже выше говорил подойдет подход фиксировать все договоренности
пишите проектную документацию, рисуйте схемы, пишите спецификации, согласуйте их с бизнесом
и будет норм)
это самое простое что можно сделать и самое действенное 80/20 )