Как идея - попробовать экстраполировать методологию написания научных исследований на алгоритм ведения встреч(хз применимо к митапам или нет) - там есть хорошее разделение на структурные части - определение понятий с которыми оперирует исследование, цель исследования, то к чему должны придти в результате и тд. Получается немного суховато, но как идея для структурирования и выпиливания фактора неоправданных ожиданий вполне может сгодиться.