5 правил написания понятного имейлаРабота в IT — постоянная переписка, чтение и составление документов
. Некоторые из них написаны складно и читаются легко, другие приходится перечитывать по нескольку раз, чтобы понять, что же хотел сказать автор
. Я постаралась собрать несколько простых советов по созданию текста, способного эффективно донести важную информацию до адресата.
5 правил:—
Стиль — это важно. Используйте простой шрифт среднего размера и не усердствуйте с типографикой.
Если вам нужно представить данные, диаграмма или график даже в самом простом исполнении будут смотреться уместно.
—
Учитывайте аудиторию. Выбирая тональность сообщения и подбирая подходящие слова, всегда помните об адресате.
—
Чем проще, тем лучше. Ценность деловому письму придает исключительно заключенная в нем практическая информация. Не стоит злоупотреблять витиеватыми оборотами.
—
Пишите, как репортер. Если следовать самым простым шаблонам и правилам, работа над небольшими текстами станет в разы эффективнее (например, правило 5W).
—
Перечитывайте текст дважды. Даже самый внимательный человек может упустить важную деталь или допустить нелепую ошибку. Поэтому, прежде чем отправить электронное письмо или вложенный документ, внимательно перечитайте его.
Подробнее читайте в статье
«5 правил написания понятного имейла».