1. планируете номерную емкость
2. согласовываете время миграции очередного отдела
3. уведомляете сотрудников отдела о миграции на фри со сменой номеров, согласно п.2
4. проводите необходимые работы, предварительно сделав необходимые подготовительные настройки.
И плавненько, отдел за отделом, перенесешь всех на лягушку. как-то так.