какой тебе ещё документ. Пишешь "хочу использовать вот эти данные в проекте ОСМ, можно?"
Не, это нельзя объяснить, это можно только прочувствовать на своей шкуре:)
Даю алгоритм: выходишь на улицу, выбираешь какую-нибудь надоевшую застарелую проблему (например яма перед подъездом). Пишешь пару писем в профильные ведомства, записываешься на приём к главе района, а также к районным депутатам всяким. Занимаешься ямой пол-года. Приходит понимание как нужно общаться с чиновниками.