Я, кажется, задолжала вам пост с прошлого года - про отказ от оффера.
Сначала - спасибо вам большое за ваши советы! Без них я никуда.
Пожалуй, самое важное в письме с отказом - не быть грубым. Да, очень велик соблазн отомстить за все компании, которые даже не открыли ваше резюме и написали отписки (обожаю эти холодно-вежливые фразы "After careful review of your application we've decided not to move forward at this time", мммм, прекрасно). Но подумайте - эта компания потратила немало своего времени и денег, чтобы провести вам интервью, свозить на онсайт, etc. Да и к тому же жизнь может повернуться любым боком - например, через год вы решите к ним всё-таки прийти. В общем, сжигать мосты - плохая идея.
Поэтому, как мне кажется, в письмах с отказом от оффера надо в первую очередь написать, что вы очень рады отношением компании к вам, вы были невероятно довольны, все люди, с которыми вам довелось поговорить, были большие профессионалы в своём деле, но есть небольшая деталь - вы всё-таки не хотите идти к ним (и, конечно же, желаете компании всего самого лучшего).
Скорее всего, после этого к вам придут и попросят рассказать причины, и, если вдруг исправить эти причины в силах компании, то она попробует это сделать (если это, конечно, не миллион долларов и вертолет). В моём случае я была чётко настроена не идти в эту компанию, поэтому я повторила обтекаемые формулировки вида "мне кажется, что атмосфера и проект в Гугле подойдут мне больше". Возможно, если вы хотите что-то ещё выжать, то разумно оперировать цифрами.