Ага, именно так и поступил. Потому что оунера и аналитиков всё устраивает, это лично меня смущает. По поводу поля ввода не очень понял? Там поле тип - файл, если документ имеется, если нет, то текстовое поле, в которую нужно писать причину отсутствия
обычно это выглядит так:
Текст кнопка прикрепеить (или иконка скрепка с надписью прикрепить) (словия файла)