1) Думаю изначально важно это проговорить. В моем понимании, камунда должна решать только одну главную задачу, для которой и была она создана, - управлять процессами. Все что касается остального, например форм, документов и т.д. должны использоваться специально заточенные для этого инструменты.
Отсюда следует, что в переменных процесса должна содержаться только та информация, которая нужна для того, что камунда понимала куда дальше двигать процесс. В случае, когда на каком то шаге процесса, возникает потребность в информации, которой нет в переменных процесса, камунда должна сама эти данные найти из заранее определенных источников данных на основании идентификаторов хранящихся в переменных процесса. Например, если работаем с документами, то документы хранятся в системе управления документами, а в процессе фигурирует только id документа, по которомы мы всегда сможем обратиться к этому документу. Аналогично со справочниками, которые храним в бд.