Когда поступает заявка, вы проверяете наличие контакта, например, по номеру телефона. Если контакта с таким номером нет, его нужно создать и привязать его к новой сделке. Если контакт есть можно его к новой сделке прикрепить. А если сделка есть, добавить в ней задачу, например.
Сейчас вы один контакт во все сделки добавляете и меняете в нем контактные данные
Контакты создаются автоматически. Проверка на наличие контакта в базе идет по имени с фамилией и номеру телефона, в случае если такой контакт есть - появляется дополнительный тег «Дубль?», где уже в ручном режиме можно объеденить контакт со всеми его сделками в случае необходимости